Je kan eenvoudig UBL-facturen verwerken in Basecone. De manier waarop dit gaat, verschilt op een paar punten van het verwerken van een ‘gewone’ factuur. Deze pagina is bedoeld om meer inzicht te geven in deze verschillen.

wat is UBL? 

UBL staat voor Universal Business Language en is een standaard taal voor elektronische bedrijfsvoering, bijvoorbeeld bij het opstellen van facturen of bestelbonnen. Net als facturen in bijvoorbeeld PDF- of JPEG-formaat, kan een factuur in UBL-formaat aangeleverd worden in Basecone.

Tip: Basecone verstuurt de maandelijkse facturatie in UBL-formaat. Deze factuur geeft u een idee hoe een UBL-factuur eruitziet.

Hoe lever ik een UBL-factuur aan in Basecone?

Een factuur in UBL kan je alleen aanleveren per e-mail via het unieke e-mailadres van de administratie. Aan deze e-mail voeg je de twee bestanden toe waaruit de UBL-factuur is opgebouwd: een XML-bestand en een PDF-bestand. De namen van deze twee bestanden dienen identiek te zijn (behalve de extensie).

Een andere, nog niet zo gangbare manier is het aanleveren van een XML-bestand met daarin een ’embedded PDF’. In dit geval is het voldoende om alleen het XML-bestand aan te leveren.

Goed om te weten: UBL facturen via E-Verbinding en InvoiceSharing worden aangeleverd aan Basecone.

Let op: Het is niet mogelijk een UBL-factuur in Basecone aan te leveren door deze te uploaden.

Hoe weet ik of een factuur een UBL-factuur is?

  1. In het home-scherm ziet een gewone factuur er zo uit:

 een UBL-factuur ziet er zo uit:

2. In het boekingsscherm kan je bij een gewone factuur gebruik maken van de Basecone copy/paste-handeling (waarmee je gemakkelijk waarden uit de PDF in het boekingsvoorstel kan kopiëren). In het geval van een UBL-factuur is dit niet mogelijk.

Welke UBL-versies worden door Basecone ondersteund?

Basecone heeft de keuze gemaakt de volgende versies van UBL te accepteren: 2.0 en 2.1. Deze versies zijn de meest gebruikte. Indien jouw factuur is opgemaakt in een UBL-versie die niet door Basecone kan worden geaccepteerd of indien het UBL-bestand incompleet is, dan krijg je – als de ontvangstbevestiging aanstaat voor de adminstratie – per e-mail de foutmelding Mislukt: Het door u aangeleverde document wordt niet ondersteund. Je kunt deze foutmelding ook terugvinden in Basecone onder Emails.

De XML en PDF worden gezien als één document, de UBL-factuur. Als je de hiervoor genoemde foutmelding krijgt, wordt ook de PDF niet naar de administratie verzonden ter verwerking.

Hoe wordt een UBL-factuur verder verwerkt?

Basecone leest de gegevens uit de XML en laat deze zien als PDF. Het document gaat niet door de “optische herkenning” heen; de gegevens worden immers uit het XML-bestand gehaald. Alle relevante data wordt uit het XML-bestand gehaald (zoals factuurnummer, factuurbedrag, BTW-nummer, IBAN, etc.) en gebruikt voor het boekingsvoorstel. Het resultaat is 100% ‘herkenning’.

Tip: Het is mogelijk zowel het XML- als het PDF-bestand te downloaden uit het Archief van Basecone.

UBL-facturen en boekingsregels

We onderscheiden twee scenario’s:

1. Wanneer er geen match kan worden gemaakt met een klant of leverancier, wordt de informatie t.b.v. de boekingsregels uit de XML onttrokken. Hierbij geldt:

  • Wanneer er in het XML-bestand totaalbedragen staan per BTW-%, zal Basecone een uitsplitsing voorstellen per BTW-%;
  • Indien deze totaalbedragen per BTW-% er niet zijn, wordt de informatie t.b.v. de boekingsregels in het boekingsvoorstel gebaseerd op de informatie die Basecone per regel uit de XML kan halen;
  • Per regel neemt Basecone dan de grootboekrekening, het project, de kostenplaats, de BTW-code, het bedrag en/of de omschrijving over uit de XML (indien beschikbaar en weergegeven op de manier die Basecone ondersteunt) en toont deze in het boekingsvoorstel.

2. Wanneer er weleen match kan worden gemaakt met een klant of leverancier, kan het zijn dat er boekingsregels zijn opgeslagen voor deze relatie in Basecone. De opgeslagen boekingsinformatie per klant of leverancier in Basecone is dan leidend voor het boekingsvoorstel en vervangt de informatie uit de XML. Als er bij de herkende klant/leverancier geen boekingsregels zijn opgeslagen in Basecone, dan worden de informatie m.b.t. de boekingsregels uit de XML ontrokken op dezelfde manier zoals hierboven beschreven bij scenario 1.

Let op:– Opgeslagen boekingsregels per klant/leverancier hebben dus voorrang op de informatie uit de UBL. Indien je niet wilt dat er opgeslagen boekingsregels worden toegepast, dan dien je deze te verwijderen. Je kunt dit in Basecone doen via instellingen administraties  acties (bewerken)  tabblad “klanten” of “leveranciers”, en vervolgens klik je op het icoontje rechts en verwijder je de boekingsregels stuk voor stuk (grootboekrekening, kostenplaats, etc.). Als je dit gedaan hebt voor een UBL-factuur die al een boekingsvoorstel had, wijs dan in het validatiescherm de factuur af en tag de factuur opnieuw. Er zal dan een nieuw boekingsvoorstel gemaakt worden op basis van de nieuwe situatie.

– Indien een leverancier of klant niet wordt herkend, worden er zoals gezegd ook geen boekingsregels toegepast. Als u echter een crediteur/debiteur met opgeslagen boekingsregels handmatig selecteert, krijgt u het voorstel: “Er zijn standaard boekingsregels beschikbaar, wilt u deze toepassen?” Na bevestiging wordt dan het boekingsvoorstel gedaan op basis van de opgeslagen boekingsregels.

Boekingsregels toevoegen

Basecone biedt ook de mogelijkheid UBL-facturen via onze partner InvoiceSharing te verwerken. Via InvoiceSharing is het mogelijk om per administratie meerdere boekingsregels in te stellen. Vervolgens genereert InvoiceSharing automatisch (binnen enkele seconden) voor iedere binnengekomen factuur een UBL-factuur. De administratie-specifieke boekingsinformatie is hieraan toegevoegd, zodat deze vervolgens volautomatisch en volledig op de meerdere boekingsregels wordt uitgesplitst.

Did this answer your question?